“蓝信封”是一家专注于留守儿童心理陪伴领域的专业公益机构。
从满足留守儿童心理倾诉需求出发，蓝信封通过志愿者和留守儿童的一对一书信陪伴方式，构建志愿者与留守儿童间的长期朋辈心灵交流的平台。
蓝信封的项目模式，是通过严格的招募流程，招募城市的大学生和在职志愿者，对他们进行培训之后，与乡村留守儿童以一对一写信的书信来往的方式，引导留守儿童健康快乐地成长。
蓝信封书信项目流程
项目面临的问题
从2008年到2017年，蓝信封书信陪伴项目一直是在线下执行项目全流程。多年的探索和发展，项目已经形成了成熟的运作模式，但也遇到了发展的瓶颈。
1. 通信志愿者的招募效率低，难以推广
为了保障通信志愿者的通信质量，避免通信志愿者对留守儿童产生消极影响，蓝信封的招募流程非常严格，需要通过三个申请阶段的考验。
蓝信封的志愿者申请流程
以往蓝信封都是通过发送在线表单给申请者填写，审核通过再发送下一轮表单。但人工审核和管理的工作量非常大，容易出错。这导致招募效率较低，难以应付大规模的申请量。
因此，2017年以前，蓝信封的志愿者招募以华南地区为主，覆盖的高校数量有限。
2. 处理信件的流程比较繁琐、效率低
为了让留守儿童感受到书信的温暖，所有的书信是手写的，因此对志愿者和孩子的信都是手工收集和快递分发的。这导致通信周期很长，信件的处理效率很低。
堆积的信件，要收集和发放出去非常繁琐
3. 难以对通信情况进行监测和统计分析
由于信件都在线下传递，为了监测通信情况，及时发现志愿者通信过程存在的问题，蓝信封通过微信群打卡的方式收集通信心得。
在通信志愿者增多的情况下，这样的监测方式难以为继，同时也只能通过人工方式对收集的数据进行统计分析。
针对项目执行中出现的难题，从2017年开始，全思科技与蓝信封开展深度合作，探讨如何为这个项目搭建信息化平台。
2017年5月，蓝信封书信平台第一版上线，开始进行通信志愿者招募。截至2019年底，蓝信封书信平台经过5次开发迭代，已经进化为一个高度定制的业务管理和统计分析的综合性信息平台，大大提升了项目的运营效率。
蓝信封书信平台
共同探讨的解决方案
起初，蓝信封对于书信平台的需求有很多想法，他们希望将线下的业务全部搬到线上，并实现精细化的业务管理和完善的统计分析功能。
但我们觉得一开始就实现“大而全”的平台，风险很大。如何将线下的业务模式转换为线上的交互流程，需要进行尝试和探索。而随着时间的推移，有些业务流程会发生变化，导致早期的设想被推翻重做。平台适合以逐步迭代的方式去添加和完善功能逻辑。
于是，我们与蓝信封达成了逐步推进的开发计划：
l 先实现招募和通信的基本业务功能；
l 接着针对业务逻辑进行细节的迭代优化；
l 然后根据使用的情况拓展开发新的功能；
l 最后开发数据统计分析功能以供机构运营总结做参考。
1. 通信志愿者招募
针对蓝信封高度定制化的招募模式，平台开发了一系列功能将招募申请全流程搬到了线上。
自定义表单模块
为了便于蓝信封定义每一轮需要申请者回答的问题，平台设计开发了自定义表单功能，可以为每一期的招募阶段自定义不同的问题表单。
自定义表单（模拟数据）
考试答题模块
由于申请的第二阶段需要申请者回答选择题，达到指定准确率才能通过 ，为了减轻审核人员的工作负担，平台开发了考试答题模块，在后台预设好题目和答案，前台申请者答题自动算分，分数达到要求自动通过进入下一阶段。
设置题目和答案选项（模拟数据）
定制的审核模块
由于申请者数量庞大，审核工作比较繁重。除了一般的审核操作之外，平台还定制开发了提升审核效率的辅助功能：
§ 志愿者在通过上一阶段申请或被退回时，都有一个再申请的时间限制。平台开发了超时淘汰功能，平台会自动淘汰超时未按时提交申请的申请者，减轻平台工作人员的负担。
§ 志愿者的审批工作往往有多人同时进行，为提升效率，平台开发了批量审批功能，可以通过导入审批表的方式，对申请者进行批量的审核通过和淘汰。
自动提醒功能
为了让申请者及时获知申请进展，平台开发了提醒功能。平台对申请进行审批之后，申请者可以及时获得微信和短信的通知推送，以便进行下一步的申请操作。
同时，对长时间未提交的申请者，平台会在超时淘汰前发送提醒，提醒申请者尽快提交申请。
2. 通信配对管理
蓝信封在招募了志愿者，并通过乡村学校获取孩子的信息后，就需要对双方进行通信的配对和管理。
以往这个流程在线下进行，效率较低。现在搬到线上之后，平台开发了一系列功能以提升效率。
通信配对管理（模拟数据）
自动配对
在招募时，平台根据蓝信封的需求，定制了几个配对相关问题，以便与孩子的回答进行匹配，实现自动配对。平台工作人员只需要选择志愿者和孩子的期数，就可以根据条件进行自动配对通信，极大提高了配对效率。
搜索筛选
在通信配对管理界面，平台人员可以对通信配对进行多维度的搜索和筛选，便于精准定位配对记录，同时也可以了解各个配对的通信情况，及时对通信异常的记录进行干预。
通信详情浏览
平台人员可以查看通信配对每一次通信的情况，包括通信时间、打卡记录等。
3. 在线通信
在线通信模块实现了志愿者和配对孩子的在线通信，是整个书信平台的用户前台交互核心模块。
前台通信流程（模拟数据）
在线接收孩子来信，上传手写回信
平台工作人员将孩子的来信上传给相应配对的志愿者。志愿者将收到提醒，需要在指定的时间内回信。志愿者手写信件，并通过手机拍照，在微信端访问书信平台上传信件。
发信打卡心得
为了让平台工作人员及时了解通信情况，志愿者上传信件时需要进行打卡，填写写信心得，平台后台可以查看和导出所有的打卡记录。
4. 详细记录参与者的信息
平台详细记录了志愿者和孩子的信息，包括他们的基本信息、申请记录、通信记录等内容，为进行数据统计分析提供基准数据。
志愿者信息列表（模拟数据）
5. 老师辅助管理功能
在帮助孩子坚持写信方面，离不开教师的支持。因此平台也对教师开放了部分后台功能，教师可以查看自己学校孩子的通信情况，从而了解和跟进孩子没回信的原因。
6. 收发信管理汇总统计功能
为了记录项目每一次乡村学校的收发信情况，统计学校的通信次数和每个孩子的通信情况，平台开发了收发信管理功能，供平台登记每一次收发信的信息，每条记录都可以自动关联相应的通信记录，实现自动统计通信情况的功能。
收发信汇总管理（模拟数据）
7. 数据统计分析功能
平台可以对总体情况、志愿者、孩子和收发信进行多维度的统计，以信息图表的形式展示，可以按不同条件进行筛选，以便平台人员对项目运营情况进行分析。
数据统计分析（模拟数据）
8. 其它可以提升沟通和管理效率的辅助功能
全平台的导出功能
志愿者和孩子的基本资料、申请资料、通信配对、通信信件等，都可以按条件进行导出，方便平台人员进行信息留存备案，也可以根据需要进行深入的数据分析。
求助咨询功能
志愿者在跟孩子通信时，会遇到孩子的各种困惑。通过求助咨询功能，平台为志愿者和平台人员开通了咨询通道，可以及时解决志愿者的通信困扰，协助他们正确的回复孩子的问题。
求助咨询（模拟数据）
志愿者证书在线生成
为了便于志愿者获取证书，平台可以根据志愿者的通信情况，自动生成志愿时证书，方便志愿者随时下载打印。
志愿者证书列表（模拟数据）
项目运行成效
2017年5月前，蓝信封书信陪伴项目的通信配对不到500对。
蓝信封书信平台上线后，志愿者招募、孩子配对和通信管理逐步转到平台实施。全职人员到全国各高校开招募宣讲会，高校的志愿者可以线上申请和参与通信。
到2019年底，共有5万多人申请成为志愿者，志愿者覆盖全国1700多所高校，结成约15000多对通信，惠及全国15个省份的270多所乡村学校。
这些志愿者和孩子产生了20多万封书信往来，志愿者以自身经历鼓励孩子健康快乐地成长，自己也重新认识了自己，收获了志愿服务的快乐。
蓝信封仍是广州的一个草根公益组织，全职人员13名，但借助信息化平台的力量，他们的影响力遍布全国各地，甚至海外地区也有他们的志愿者。
一个优秀的信息化平台，不会止步不前，未来蓝信封书信平台也会不断完善，为更多的志愿者和留守儿童服务，实现机构的使命和愿景。
粤公网安备 44010502001779号
